Estratégias eficazes de comunicação interna: como fazer?

Neste artigo, compartilhamos a importância da comunicação interna para um negócio, além de dicas para ter uma comunicação interna efetiva. Vem ver!

Ter uma comunicação interna assertiva e eficaz é um grande diferencial para empresas que buscam alcançar bons resultados.

Afinal, quando utilizada de modo estratégico, a comunicação interna possibilita promover a transparência e engajar o time, que tende a trabalhar mais motivado.

Desse modo, líderes e gestores de organizações de todos os portes e segmentos buscam melhorar a comunicação interna para tornar seus colaboradores mais produtivos.

Porém, você pode estar se perguntando: comunicação interna: como fazer? Por onde começar? Como eliminar ruídos que prejudicam a integração e o desempenho de meus colaboradores?

Por isso, vamos abordar esse tema em nosso texto. Para facilitar seu entendimento, dividimos nosso conteúdo nos seguintes tópicos:

• Comunicação interna: o que é?
  
• Quais são as finalidades da comunicação interna?
  
• Qual a importância dessa modalidade de comunicação?
  
• Comunicação interna: como fazer?
  
• Exemplos de comunicação interna
  
• Sobre a Zéfini! Conteúdos
  
• Conclusão
  

Boa leitura!

Comunicação interna: o que é?

A comunicação interna é uma vertente da comunicação que permite integrar os colaboradores de todos os departamentos de uma empresa.

Na prática, trata-se do compartilhamento de informações e mensagens estratégicas no ambiente de trabalho.

Essa troca pode ter um aspecto vertical (lideranças e subordinados) e horizontal (entre os próprios funcionários no mesmo nível hierárquico).

A comunicação interna permite focar em conceitos mais amplos, como a cultura e os valores da empresa, ou ainda pode contemplar questões mais restritas, como feedbacks e metas por departamentos.

Dessa forma, é possível manter os colaboradores alinhados com a essência e os objetivos da organização e, ao mesmo tempo, garantir um relacionamento transparente entre os profissionais.

Quais são as finalidades da comunicação interna?

Uma das finalidades da comunicação interna é promover um trabalho em conjunto e alinhado com os objetivos da empresa, que pode contemplar o desenvolvimento de um projeto específico ou a evolução do negócio, por si só.

Por esse motivo, a comunicação interna deve deixar bem claro aos funcionários em qual patamar a empresa está, onde ela pretende chegar e de que maneira isso é possível.

Isso pode despertar o senso de pertencimento nos profissionais, garantindo diversas vantagens para a empresa.

Qual a importância dessa modalidade de comunicação?

Como acabamos de mencionar, uma comunicação interna eficaz proporciona inúmeros benefícios para a empresa. A seguir, vamos elencar os principais:

#Alinhamento de objetivos

Um dos principais motivos pelos quais a comunicação interna é tão importante é a possibilidade de alinhar as atividades dos colaboradores à visão da empresa.


Isso porque uma comunicação interna assertiva garante que todos fiquem conscientes de onde a organização deseja chegar, direcionando seus esforços para o alcance dos objetivos.

#Melhoria do clima organizacional

Trabalhar em um ambiente com pouca interação é algo desmotivador para qualquer profissional, pois implica na falta de transparência e na geração de ruídos de comunicação.

Por outro lado, trabalhar em um ambiente com interações ricas possibilita desenvolver relacionamentos interpessoais e o senso de cooperação, facilitando o compartilhamento de ideias, conhecimento e recursos e fazendo com que os colaboradores atuem em sintonia.

Com mais entrosamento, o time tende a se fortalecer e a experimentar um clima mais respeitoso e produtivo.

#Aumento da performance

Quando os colaboradores se sentem mais engajados com a organização, a tendência é que haja maior eficiência e produtividade no local de trabalho, já que eles têm motivos de sobra para vestir a camisa da empresa.

Nesse contexto, cada empregado entende sua função e busca impactar positivamente nos resultados da empresa, entregando-se às suas atividades com motivação e foco.

#Redução da rotatividade

Com o senso de pertencimento aflorado por interações saudáveis e transparentes, é muito provável que os colaboradores queiram permanecer na empresa, o que reduz as taxas de rotatividade e os gastos com demissão, contratação e treinamentos de colaboradores.

Isso porque eles se sentirão mais motivados, respeitados e reconhecidos em seu ambiente de trabalho e saberão que sua qualidade de vida é uma prioridade dentro da empresa.

#Facilita a integração de novos empregados

Uma comunicação interna eficaz também ajuda a integrar empregados recém-contratados, na medida em que esclarece qual é a história da empresa, seus valores e as funções que esses novos colaboradores devem desempenhar.

Além disso, com o clima organizacional amigável graças às ações de comunicação interna, esses novos funcionários irão se adaptar mais rapidamente, pois não se sentirão isolados.

#Combate boatos e fofocas

Boatos, rumores e fofocas internas contaminam qualquer ambiente de trabalho. Daí a importância de um diálogo aberto entre as lideranças e os funcionários.

Sem isso, é possível que as informações cheguem incompletas aos ouvidos dos empregados, gerando preocupação e inquietação.

#Reduz os efeitos de uma crise

Organizações que passam por um momento de crise devem informar seus colaboradores sobre os desafios enfrentados e suas estratégias para reverter a situação. Dessa forma, eles podem se unir para apoiar o negócio.

Mas lembre-se que isso só será viável se a empresa já desenvolver um bom trabalho de comunicação interna, contando com profissionais motivados e alinhados aos seus objetivos.

Para os colaboradores apoiarem a redução da crise, vale a pena ouvir suas sugestões sobre decisões estratégicas.

Dessa forma, aconselhamos que haja um canal em que eles possam deixar suas sugestões de melhorias, com direito a um feedback.

Comunicação interna: como fazer?

É possível aplicar algumas estratégias para fazer uma comunicação interna bem-sucedida em sua empresa. A seguir, vamos explicá-las. Confira:

#Compreenda sua organização e seus colaboradores

Você já viu que a comunicação interna, entre seus objetivos, tem a função de alinhar as atividades dos colaboradores aos objetivos da empresa. Por isso, é preciso ter uma ampla compreensão de ambos.

Sugerimos que você comece estudando os valores, finalidades, culturas e dados de mercado da sua empresa para ter em mente o tipo de conteúdo que irá compartilhar com seu time.

Além disso, é importante conhecer os colaboradores, entendendo seus valores, formação, e experiências profissionais para adequar sua abordagem a eles.

#Elabore um planejamento

Para saber como efetivar a comunicação interna de seu negócio, é importante planejá-la, levando em conta os objetivos e as ações necessárias para alcançá-los.

Os objetivos podem variar conforme a empresa, mas alguns mais conhecidos são:

• Aumentar o engajamento dos colaboradores;
  
  
• Alinhar a conduta dos empregados aos discursos da organização;
  
  
• Reduzir as taxas de rotatividade; e
  
  
• Possibilitar o alcance das metas pelas equipes ou funcionários.
  
  

#Estimule um diálogo simples e acessível

Uma comunicação clara e acessível é fundamental na interação com os funcionários e entre eles, já que as mensagens precisam ser devidamente entendidas pelos destinatários.

Para isso, é importante entender quem receberá a mensagem e evitar termos extremamente técnicos que possam soar muito complicados.

Por exemplo, quando um gestor faz um pedido a um estagiário, ele precisa ter em mente que eles não possuem o mesmo nível de conhecimento técnico, por exemplo. Por isso, deve-se garantir uma abordagem mais explicativa, que ajude a evitar ruídos e erros de interpretação.

#Ouça o que os seus colaboradores têm a dizer

A comunicação interna não deve ser uma via de mão de única. Isso porque ouvir o que os seus funcionários têm a dizer é algo capaz de fortalecer seu senso de pertencimento e torná-los mais engajados.

Em geral, os colaboradores têm uma opinião sobre o que acontece na empresa e gostam de ser ouvidos e levados em consideração pelos líderes, inclusive quando sugerem melhorias nos processos internos.

#Seja transparente com seus colaboradores

A transparência com os funcionários é um aspecto primordial quando o assunto é comunicação interna. Isso porque para conquistar sua confiança, é necessário mantê-los cientes tanto das novidades boas quanto dos dados negativos.

Nesse sentido, você pode abordar esses assuntos em reuniões presenciais ou enviar comunicados via e-mail, vídeos ou redes sociais internas.

#Diversifique os canais de comunicação

Existem diversos canais que você pode utilizar para se comunicar com seus colaboradores, entre eles, podemos destacar e-mails, vídeos, murais, reuniões e intranets.

Mesmo que você não utilize todos, pode ser bom variar, especialmente entre os meios presenciais e digitais.

Dessa forma, é mais fácil contemplar as preferências de todos os colaboradores e você terá mais alternativas para adaptar os conteúdos às suas mensagens e levar, de fato, estas ao seu público.

#Desburocratize a comunicação entre os diferentes setores da empresa

Para evitar a criação de grupos isolados, é essencial derrubar as barreiras que possam haver entre os diferentes departamentos de uma empresa.

Assim, não é conveniente exigir o preenchimento de formulários ou agendamento de horários para um colaborador se comunicar com seus líderes ou colegas.

Para que os processos ocorram de forma simplificada, você pode lançar mão de um espaço de lazer conjunto ou, ainda, utilizar um software de comunicação interna.

#Crie eventos voltados a promover a interação

Os eventos internos são uma maneira eficaz de aproximar seus colaboradores e também de integrar os novos contratados. Por isso, criar esse tipo de ação é uma boa pedida.

Você pode promover eventos internos como happy hours, comemoração por metas alcançadas e até mesmo passeios, reunindo seus colaboradores fora dos momentos formais.

#Reconheça o trabalho de seus colaboradores

Assim como as críticas e correções, os elogios também devem ser compartilhados com seus colaboradores para que eles saibam que seu esforço é realmente reconhecido pelas lideranças.

Aliás, vale a pena reconhecer os melhores publicamente, dessa forma, você recompensa um trabalho bem feito e estimula os demais a seguirem seu bom exemplo.

Com isso, seus colaboradores, cada vez mais, vão se sentir valorizados e realizar as melhores entregas para a empresa.

#Utilize métricas para mensurar seus resultados

Utilizar métricas possibilita mensurar corretamente os resultados das ações de comunicação interna.

Por exemplo, se a empresa deseja reduzir a rotatividade, é importante acompanhar suas taxas de turnover por meio de ferramentas de gestão e análise.

Já se o objetivo for aumentar a satisfação dos funcionários, esses dados devem ser obtidos por meio de pesquisas internas.

Com as informações coletadas, você vai entender quais são os acertos e se há falhas em sua comunicação interna, podendo aprimorá-la.

#Dê protagonismo aos seus colaboradores

Também é essencial para uma comunicação interna bem-sucedida dar protagonismo aos colaboradores, criando uma cultura organizacional que promova a participação de todos os empregados.

Nesse sentido, é importante que os colaboradores se sintam à vontade para emitir suas opiniões, ideias e preocupações com segurança e confiança.

Além disso, é fundamental celebrar as conquistas tanto de cada funcionário como da equipe como um todo, para que cada colaborador saiba que seu trabalho é indispensável para a organização.

#Estimule os colaboradores a se envolverem na produção de conteúdo

Envolver os colaboradores na produção de conteúdo pode ser muito positivo para a comunicação interna.

Isso porque eles podem compartilhar suas perspectivas e informações valiosas sobre a empresa e seus processos com outros funcionários.

Além disso, estimular os colaboradores a produzir conteúdo é uma maneira de fortalecer seu senso de pertencimento e os vínculos de lealdade e comprometimento com a organização.

Outro importante benefício é que essa é uma forma eficaz de convidá-los a desenvolver suas habilidades de comunicação e colaboração.

Exemplos de comunicação interna

Existem diversas maneiras de compartilhar a informação de forma direta e eficaz. Veja a seguir alguns exemplos de comunicação interna.

#Intranet corporativa

A intranet corporativa é uma ferramenta que só será acessada pelos colaboradores da empresa, podendo ser usada para unir setores, publicar informativos e disseminar a informação de modo geral.

Atualmente, é um dos principais recursos utilizadas por organizações em sua comunicação, pois pode ser configurada para atender à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), proporcionando mais segurança aos colaboradores e à companhia.

#Mural de comunicados

O mural de recados ainda é uma ótima ferramenta em determinados contextos. Pode ser utilizado para deixar lembretes, anexar as metas do time e reforçar as estratégias da organização. Por isso, deve estar em um local visível para todos e ter uma linguagem simples e acessível.

Além disso, como a função é chamar a atenção da equipe, é importante que tenha um visual atrativo e que seja atualizado com frequência.

#E-mail

Os e-mails ainda são muito utilizados por grande parte das empresas, seja para avisar sobre reuniões, enviar conteúdos educativos ou até mesmo mensagens de valorização dos profissionais.

Existem programas disparadores de e-mail que possibilitam saber se as mensagens foram abertas. É o caso do Mailchimp, Sendinblue e HubSpot.

Sobre a Zéfini! Conteúdos

Lendo este artigo até aqui, você viu a importância de uma comunicação interna eficiente para o sucesso de um negócio.

Nesse sentido, o texto escrito assume um papel fundamental, pois ele deve ser direto, acessível e envolvente a fim de garantir que as empresas realmente tenham uma comunicação assertiva com seus colaboradores e atinjam seus objetivos.

Nós, da Zéfini! Conteúdos, somos especializados em criar pontes por meio das palavras e podemos dar forma às suas ideias, apoiando o desenvolvimento de uma comunicação interna sólida e inspiradora.

Conclusão

Neste artigo, mostramos o que é comunicação interna e como fazer. Se você gostou deste conteúdo, compartilhe com alguém que possa se interessar pelo tema.

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